運転日報とは？｜運転日報の目的とメリットを徹底解説！

皆さんの生活に欠かせないものの一つに自動車があります。自動車は日常生活だけでなく、商品を運ぶトラックやお客様を乗せるタクシー、営業車など、仕事の面でも欠かせない存在です。

そして、業務で使用されるこれらの車両を 安全かつ効率的に運用するために欠かせないのが「運転日報」です。運転日報は走行距離や運行状況、燃料消費量などを記録し、車両管理や労務管理をサポートする重要な役割を担っています。しかし、運転日報には作成義務があるものの、「どのように運用すればいいの？」「どんな内容を記載すればいいの？」と悩まれている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、運転日報の役割や重要性を改めて確認するとともに、帳票電子化ソリューション「XC-Gate（エクシーゲート）」を活用して、どのように業務を効率化できるのかをご紹介します。
さらに、XC-Gateで作成した運転日報の帳票画面を交えつつ、車両管理を よりスマートに進めるためのヒント をお届けします。

運転日報とは？

運転日報は業務で車両を使用する際に、その運転状況やドライバーの勤務状況を記録する帳票のことをいいます。業種や目的に応じて、主に以下のような情報を記録します。

主な記録内容

• 車両情報(車両番号、車種など)
• 走行距離(出発時・帰着時のメーター記録)
• 運転時間(出発・到着時刻、運転時間、休憩時間)
• 燃料使用量(給油量や燃費など)
• 点検記録(ブレーキ、タイヤの状態、異常の有無)
• 運行目的(訪問先や配送内容など)
• ドライバー情報(運転者名、所属部署など)

このように運転日報はその業務で車両を使用することで発生する様々な要素を記録することが必要となります。また、車両はさまざまな業界で使用されています。次に運転日報はどのような業界でどのように使用されているかをご紹介します。

運転日報を使用する主な業界

• 運送・物流業界→配送トラックの運行管理
• 建設・工事業界→工事現場への移動記録
• 営業部門→営業車や社用車の管理
• バス・タクシー業界→乗務員の運転記録

このように運転日報はさまざまな業界や業種で使用されています。そして、特定の車両を用いる一部の業種によっては貨物自動車運送事業輸送安全規則や道路交通法施行規則という法律に則って、運転日報の作成・保存が義務付けられています。つまり、運転日報は「車両の管理」「ドライバーの安全管理」「法令遵守」のために欠かせない重要な記録といえます。

運転日報を記録する目的

前述の通り、運転日報は単なる記録ではなく、業務の効率化や安全管理、法令遵守に直結する重要な役割を持っています。その重要な役割、目的を大まかに3つに分けて説明します。

1. 車両管理の効率化

走行距離や燃費を把握することで適切なメンテナンスを実施
運転日報には「走行距離」や「給油量」を記録するため、車両ごとの燃費の変化を把握できます。燃費が急に悪化していれば、タイヤの摩耗やエンジンの異常など車両不備を早期発見することが可能です。

燃料コストや修理コストの削減
定期的なメンテナンスを適切なタイミングで行うことで無駄な修理費用の削減につながります。

2. 労務管理と安全対策

運転時間の管理で長時間労働や過労運転を防止
運転日報には運転開始・終了時間、休憩時間が記録されるため、労働時間の把握が可能です。これにより、過労状態での運転や違法な長時間労働を防ぐことができます。

ドライバーの安全意識向上
運転日報には「体調チェック」や「酒気帯びの有無」も記録します。このようにさまざまな確認を行うことでドライバー自身が健康状態を意識するきっかけにもなります。また、管理者も日報を通じて、体調不良の兆候を早期に把握することが可能です。

3. 法令順守とリスク回避

運輸業界の法令（道路交通法や労働基準法）に対応
「貨物自動車運送事業輸送安全規則 第8条」に基づき、運送事業者には運転日報の作成・保管が義務付けられています。さらに、運転日報を作成することで労働時間を正確に記録でき、労働基準法違反の防止にもつながります。

事故の際の証拠として活用
万が一事故が発生した場合、運転日報は当時の運転時間や休憩状況、運行ルートを証明する重要な資料となります。正確な記録を残すことで、事故の状況を客観的に確認し、責任の所在を明確にできます。

運転日報には、車両の維持管理、ドライバーの安全管理、法令遵守といった重要な目的があります。従来は手書きの紙で管理されることが多かったものの、近年はスマホやタブレットを使った電子化が進み、手軽に記録できる運転日報が増えています。次に、紙の運転日報で発生する課題と電子化のメリットについて見ていきましょう。

紙の運転日報で発生する課題

1. 記入・管理の手間

毎日手書きで記入するのが面倒
運転日報は毎日記録が必要なため、ドライバーにとって手書きの負担が大きくなります。また、長時間の業務後に記入することも多く、誤字や記入漏れ、数字の読み違えなどのミスが発生しやすくなります。

書類の保管スペースの確保が必要
運転日報は原則として1年間の保管義務があります。しかし、労働基準法では労働に関する書類は5年間の保管を求められています。紙の帳票の場合は保管場所を確保しなければなりません。事業規模が大きくなるほど書類の量も増え、ファイルの整理や管理の負担が増加します。

2. 紛失や劣化のリスク

書類の紛失や汚損、劣化の可能性
紙の日報は、紛失や破損のリスクがあります。たとえば、運転中や事務所内で書類を落としたり、飲み物をこぼしてしまったりすると、重要な記録が失われる可能性があります。

保管期間の長期化による管理負担
法令で定められた保存期間（通常1年間）を遵守するためには、長期間にわたり大量の紙を適切に管理する必要があります。保管スペースが増え、必要な情報を探し出すのにも手間がかかるため、業務の効率が低下します。

3. 情報の活用が難しい

データの集計や分析に時間がかかる
紙の日報からデータを集計・分析するには、一件一件手作業で入力する必要があります。そのため、コストや時間がかかる上に、手入力によるミスも発生しやすくなります。

データの活用がしづらい
運転日報には走行距離、燃費、運行時間などの貴重なデータが含まれていますが、紙のままではリアルタイムでのデータ活用が難しく、業務改善などに即座に反映することができません。

運転日報を電子化するメリット

紙で運用している運転日報を電子化することでさまざまなメリットがあります。帳票を電子化することで得られるメリットと電子帳票のポイントをご紹介いたします。

1. データの一元管理

システム内でのデータ管理により、紛失のリスクを軽減
紙の日報では、紛失や劣化のリスクがありますが、電子化すればデータがクラウド上に保存されるため、紛失することなく安全に保管できます。

企業全体での情報共有が容易に
紙の日報は保管場所や管理方法によって、必要な情報を必要なときにすぐ確認できないことがあります。日報を電子化すると、複数の拠点や管理者がリアルタイムで同じデータを共有でき、業務の連携がスムーズになります。

2. 効率的なデータ入力・活用

スマホやタブレットから簡単入力
電子化により、スマートフォンやタブレットから日報の作成が可能になります。手書きの手間がなくなり、時間短縮や記入ミスの防止につながります。また、音声入力や選択式のフォームを活用すれば、さらに効率的な記録が可能になります。

自動集計や分析で業務負担を軽減
走行距離や燃費、業務時間などのデータを自動的に集計できるため、手作業での計算が不要になります。また、蓄積されたデータを分析することで、燃費改善や業務の最適化につながる施策を打ち出しやすくなります。

さらに、ミツトヨ社のデプスゲージ＋Bluetooth版U-WAVEを活用すれば、車両のタイヤ溝深さの記録・管理も効率化できます。 特にトレーラーなど、1台の車両に多くのタイヤが装着されている場合、その効果は大きくなります。従来は手間がかかるため、1本のタイヤにつき1か所のみ測定するケースが多いですが、この計測器を導入すれば、短時間で複数箇所を測定が可能です。タイヤの偏摩耗の管理がしやすくなり、安全性向上にもつながります。

3. リアルタイムでの情報共有

管理者が即時にデータを確認できる
紙の日報では、管理者は提出されるまで状況を把握できません。しかし、日報を電子化すれば、ドライバーが記録したデータを離れた場所から即座に確認でき、迅速に業務状況を把握できます。

異常値の早期発見でトラブル防止
走行距離や業務時間などの異常値を自動検出することで、ドライバーの長時間運転や車両トラブルの兆候を早期に察知し、事故や業務遅延の防止に役立ちます。

運転日報・運行前点検帳票の電子化例

最後に

運転日報は、車両管理や労務管理、安全対策、法令順守に欠かせない重要な帳票です。しかし、紙での運用にはデータ管理の手間や紛失リスク、情報共有の難しさといった課題があります。

一方で、運転日報を電子化することで、データの一元管理やリアルタイムでの情報共有が可能となり、業務の効率化や安全性の向上につながります。ぜひ運転日報のデジタル化を検討し、よりスムーズな管理体制の構築を目指しましょう。